16 скрытых возможностей Google Docs, которые улучшат вашу работу с текстами

Google Docs - это не просто текстовый редактор, а целый набор инструментов, способных значительно облегчить вашу работу с документами. Многие функции, которые находятся буквально под рукой, остаются скрытыми для большинства пользователей.

Про 16 скрытых функций, с которыми ваш опыт работы с текстами станет еще эффективнее и проще, рассказывает РБК-Украина (проект Styler) со ссылкой на сайт Tettra.

Установка непрерывного просмотра 

Функция безстраничного просмотра кардинально меняет правила игры в редактировании документов. 

Вместо того, чтобы иметь дело со страницами, теперь можно писать на бесконечно длинной цифровой плоскости. Эта опция просмотра особенно полезна при работе с большими изображениями или при составлении черновиков контента для веб-проектов.  

Как активировать непрерывный просмотра: 

Нажмите "Файл", далее “Настройка страницы", коснитесь вкладки "Без страниц", нажмите “ОК” для подтверждения. 

В качестве бонуса пользователи также могут нажать кнопку "Установить по умолчанию", чтобы все создаваемые документы автоматически устанавливались в бесстраничном режиме. 

Установка непрерывного просмотра (фото: Tettra)

Настройка выпадающих меню 

Выпадающие списки - это интуитивно понятная и простая в использовании функция, которая упрощает пользовательский опыт любого проекта или документа. С выпадающим меню вы можете быстро добавлять готовые варианты или настраивать свои собственные, чтобы они точно отражали контекст ваших проектов или документов. 

Чтобы использовать раскрывающийся элемент, введите @dropdown или перейдите на вкладку "Вставка" в верхнем меню и выберите "Раскрывающийся список".  

После этого вы можете легко организовать данные, вставляя в них любые нужные вам опции и удаляя те, которые не существуют или устарели. Это невероятно полезно для отслеживания проектов, обзора их хода и назначения конкретных задач для каждого раздела документа в кратчайшие сроки. 

Настройка выпадающих меню (фото: Tettra)

Черновики электронных писем 

Google Docs выпустил новую функцию, которая позволяет пользователям создавать электронные письма в приложении и отправлять их через учетную запись Gmail. 

Это экономит время, поскольку нет необходимости открывать Gmail для отправки сообщения электронной почты. Все элементы Google Docs доступны в тексте сообщения, то есть теперь вы можете размещать таблицы, раскрывающиеся списки и ссылки на файлы прямо в своих письмах. 

Как получить доступ к этой новой функции: 

• Нажмите "Вставить" в верхней строке меню и наведите курсор на "Встроенные блоки" 
• Выберите "Черновик электронной почты", после чего откроется пустой шаблон вашего сообщения
• Форматирование будет применено при экспорте через Gmail 

Черновики электронных писем (фото: Tettra)

Заметки о встречах 

С появлением шаблонов заметок о совещаниях в Google Docs стало еще проще поддерживать организованность и быть уверенным, что все знают, что происходит. 

Выберите событие из своего календаря, и появится шаблон, предоставляющий вам организованную структуру. 

Запишите участников и сделайте подробные заметки о самой встрече. 

Если необходимо выполнить какие-либо действия, вы можете легко заполнить контрольный список для справки и прикрепить эти заметки о встрече к событию в Календаре Google.  

Этот тип организационной автоматизации бесценен для предприятий, команд и других организаций, поскольку позволяет всем быть в курсе тем, обсуждаемых на совещаниях, и выполнять задачи вовремя. 

Заметки о встречах (фото: Tettra)

Добавление шрифтов 

При создании документа в Google Docs вам предоставляется множество вариантов шрифта текста. 

Вы можете выбрать из более чем двух десятков собственных шрифтов в раскрывающемся списке в верхней части панели инструментов редактирования. Однако еще больше шрифтов можно добавить всего за несколько щелчков. 

Как получить доступ к дополнительным шрифтам: 

• Просто щелкните третье поле слева на панели инструментов редактирования 
• Когда откроется шрифт по умолчанию, выберите в списке "Другие шрифты…", и откроется окно с дополнительными вариантами выбора 
• Вы можете выбрать один из дополнительных уникальных и современных стилей, таких как Fira Sans и Roboto Slab, чтобы придать вашим документам привлекательный вид 

Каждый шрифт полностью настраиваемый, так что вы можете сделать его идеально подходящим для любого проекта или презентации, которые вы задумали. С таким количеством доступных вариантов найти правильный шрифт для любой задачи, над которой вы работаете, теперь проще, чем когда-либо.

Добавление шрифтов (фото: Tettra)

Добавление контрольных списков 

Контрольные списки - отличный способ поддерживать порядок, а с последним дополнением к Google Docs это стало проще, чем когда-либо. 

Одним нажатием кнопки вы можете добавлять флажки непосредственно в свои документы, что упрощает отслеживание выполненных задач. 

Вам больше не нужно раскрашивать список или пытаться запомнить, что означает та или иная цифра. Просто отметьте галочкой пункт, когда что-то сделано. 

Как активировать эту функцию: 

• Просто откройте квадратные скобки, выбрав “Формат” 
• Нажмите "Маркеры и нумерация" 

Выберите “Контрольный список”. Это вставит аккуратный значок контрольного списка в ваш документ с местом для максимально возможного количества задач. Добавьте нажимаемый флажок на панели инструментов, если требуется выполнить только несколько задач.  

Чтобы выполнить задачу, нажмите на квадрат, и она будет отмечена как выполненная. 

Добавление контрольных списков (фото: Tettra)

Инструмент исследования  

Функция "Исследование" в Google Docs, расположенная в меню "Инструменты", представляет собой мощный ресурс для выполнения поиска в Google, не покидая документ. 

Чтобы использовать эту функцию, нажмите "Инструменты" и выберите "Исследовать". 

Это устраняет необходимость переключаться между вкладками в браузере, улучшая вашу концентрацию и производительность. Кроме того, он предлагает соответствующие изображения на основе вашего контента, которые вы можете легко вставить в свой документ для улучшения визуальной привлекательности.  

Инструмент "Исследовать" даже предлагает функцию цитирования, которая автоматически генерирует библиографические записи в выбранном формате, тем самым упрощая ваши исследовательские и академические проекты. 

Инструмент исследования (фото: Tettra)

Голосовой ввод 

Скрытый драгоценный камень в Google Docs - инструмент Voice Typing. Расположенный в меню Tools, он преобразует произнесенные слова в письменный текст, что делает его благом для тех, кому удобнее устное общение, или для людей с ограниченными физическими возможностями, которым сложно печатать. 

Чтобы использовать эту функцию, нажмите "Инструменты" и выберите голосовой ввод. 

Voice Typing удивительно точен, понимая широкий спектр голосовых команд для пунктуации и форматирования. Таким образом, вы можете эффективно продиктовать весь документ, от слов до запятых, не прикасаясь к клавиатуре. 

История версий 

Функция "История версий", доступная из меню "Файл", незаменима при совместной работе над документом. 

Чтобы использовать эту функцию, нажмите “Файл”, “История версий" и “Просмотреть историю версий" 

Он предлагает подробный журнал всех версий документа, с указанием внесенных изменений, человека, который их внес, и времени изменения. Это обеспечивает прозрачность в совместных проектах и позволяет ясность в отношении правок.  

Более того, если изменение не совсем сработает, история версий позволит вам восстановить более раннюю версию документа, обеспечивая спокойствие во время совместных правок. 

Голосовой ввод (фото: Tettra)

Пользовательские сочетания клавиш 

Google Docs поддерживает создание пользовательских сочетаний клавиш, которые могут значительно повысить эффективность вашего рабочего процесса. 

Чтобы использовать эту функцию, нажмите на меню "Инструменты" и “Настройки".

Задайте персонализированные сочетания клавиш, оптимизирующие рутинные действия и снижающие зависимость от мыши. 

Создание сочетаний клавиш для наиболее часто используемых команд может ускорить процесс создания и редактирования документов, заставив Google Docs работать на вас. 

Пользовательские сочетания клавиш (фото: Tettra)

Отправка документов в виде вложений напрямую из Google Docs 

Хотя ссылки общего доступа Google Drive являются популярным способом обмена документами, Google Docs также предоставляет возможность отправлять документы по электронной почте в виде вложения непосредственно с платформы. 

Чтобы использовать эту функцию, нажмите на меню “Файл", выберите “Электронная почта" и “Отправить этот файл по электронной почте”. 

Это поддерживает такие форматы, как PDF и Word, что подходит получателям, которые не используют Google Docs. Такая гибкость позволяет вам общаться и обмениваться документами так, как удобно каждому получателю, способствуя более плавному и эффективному сотрудничеству. 

Отправка документов в виде вложений напрямую из Google Docs (фото: Tettra)

Содержание 

Чтобы использовать функцию "Оглавление" Google Docs, нажмите на меню "Вставка" 

Она автоматически создает удобное для навигации оглавление на основе заголовков и подзаголовков документа, улучшая читаемость и навигацию. 

Этот инструмент может значительно улучшить опыт читателя при работе с длинными документами или отчетами, позволяя ему переходить к определенным интересующим его разделам. Оглавление автоматически обновляется по мере редактирования документа, гарантируя, что оно всегда отражает текущее содержание. 

Содержание (фото: Tettra)

Шаблоны 

Google Docs может похвастаться обширной библиотекой шаблонов для различных типов документов: от резюме до проектных предложений. Чтобы использовать шаблоны, зайдите на стартовую страницу Google Docs и выберите подходящий вам шаблон.  

Такие шаблоны могут сэкономить вам значительное время и обеспечить надежную отправную точку для вашей работы. Используя эти профессионально разработанные макеты, вы можете больше сосредоточиться на содержании и меньше на форматировании.  

Каждый шаблон полностью настраиваемый, что позволяет вам адаптировать дизайн к вашим конкретным потребностям и предпочтениям. 

Шаблоны (фото: Tettra)

Закладки и ссылки 

Google Docs поддерживает создание закладок в документе, функция, которую часто упускают из виду, но которая может значительно улучшить навигацию в длинных документах. Эти закладки можно использовать для создания внутренних ссылок в документе, позволяя читателям переходить к определенным разделам или ссылкам. 

Чтобы использовать эту функцию, нажмите на меню "Вставка" и “Добавить в закладки". 

Эта опция особенно полезна для сложных документов с несколькими связанными разделами. Кроме того, вы можете связать эти закладки с внешними документами в Google Drive, что упрощает ссылку на вспомогательную информацию или связанные проекты, создавая целостную сеть информации для вашей команды или читателей. 

Реакции эмодзи 

Новая функция эмодзи-реакций в Google Docs - это освежающий и неформальный аналог обычных комментариев. Эта инновационная функция способствует расширению сотрудничества, предлагая пользователям быстрый и креативный способ выражения своих взглядов на содержание документа. 

Чтобы использовать эту функцию, выберите комментарий, на который вы хотите отреагировать. На правом поле нажмите “Добавить реакцию эмодзи”, затем перейдите к “Вставить реакцию эмодзи”. Выберите эмодзи, который хотите добавить. 

Реакции эмодзи (фото: Tettra)

Установка сроков действия 

При сотрудничестве с внешними партнерами обеспечение безопасности и своевременного доступа к файлам Google Drive становится первостепенным. Платформа позволяет вам устанавливать конкретные даты истечения срока доступа к файлам, предоставляя вам контроль над тем, как долго кто-то может просматривать или редактировать документ или папку. 

Чтобы использовать это: 

Перейдите к нужному файлу на Google Диске, нажмите "Поделиться", найдите пользователя и рядом с его именем клацните стрелку вниз, а затем "Добавить срок действия". 

Выберите срок действия по умолчанию в 30 дней или измените его, нажав "Изменить" рядом с "Срок действия доступа истекает", выбрав предпочтительную дату и, наконец, нажав "Готово" и "Отправить". Чтобы удалить установленный срок действия, просто нажмите "Удалить срок действия". 

Напомним, что Google Docs добавл функцию, которая облегчит работу с большими текстами.

А еще у нас есть материал о том, какой текстовый редактор вам может подойти, если выбирать между Microsoft Word и Google Docs.