Чому віддалений офіс - level up для бізнесу

Засновник онлайн-школи англійської мови EnglishDom поділився своєю думкою про переваги віддаленої роботи

Робота в віддаленій команді оточена безліччю міфів. Бізнесмени старого гарту вважають, що це варіант для тих, хто не може дозволити собі справжній brick and mortar офіс; менеджери бояться, що не зможуть контролювати своїх співробітників; а співробітники уявляють, як лежать на пляжі і лише зрідка заглядають в ноутбук. Ніщо з цього не схоже на реальність. Про плюси роботи з віддаленою командою і те, як це допомагає в розвитку бізнесу, розповідає Максим Сундалов - засновник онлайн-школи англійської мови EnglishDom.

"Ми змогли побудувати систему навчання англійської, в якій студент може займатися один на один зі своїм викладачем з будь-якої точки світу - досить ноутбука і інтернету. Ми вирішили, що як на цьому будується наша бізнес-модель, то чому б не використати такий підхід і для співробітників, і перевели майже весь штат на віддалену роботу ", - говорить Максим.

Сьогодні в офісі EnglishDom працює всього 50 осіб - тільки ті, чия "жива" присутність необхідна для робочого процесу - це керівники напрямків, фінансовий відділ, HR, частково відділ продажів тощо. З дому працюють всі викладачі школи, дизайнери, співробітники відділу маркетингу, піарники, райтери. Всього більше 200 чоловік у різних містах.

Які плюси такої організації можна виділити?

Перш за все, так, це допомагає економити. Чи варто говорити, що утримання офісу та комплектація 50 робочих місць зовсім не те ж саме, що 250. Це і оренда самого приміщення, і забезпечення технікою та витрати на щомісячне утримання. Цей пункт занадто очевидний, щоб на ньому зупинятися.

Друге - це рекрутинг. Віддалену команду можна сформувати з кращих фахівців у своїй справі, орієнтуючись саме на їх досвід і навички, а не на місце проживання. Якщо працюєте з іншими країнами та регіонами, то можете найняти місцевого фахівця, знайомого зі специфікою та особливостями ведення бізнесу саме там, і це дозволить вам заощадити час на адаптацію.

Тут важливо розуміти - і власнику, і співробітнику, - що робота з дому - це не фріланс. Співробітник віддає себе проекту на повний робочий день, у нього є графік роботи, свої зони відповідальності і зростання. Натомість йому необхідно створити умови, в яких він буде відчувати себе частиною команди, буде занурений в процеси компанії і розуміти, що його робота - це не закриття окремих завдань в таск-менеджері, - вона впливає на загальні показники всієї компанії.

Для того, щоб вибудувати ефективну схему роботи у віддаленій команді, доведеться прописати і структурувати всі бізнес-процеси. Це те, що має існувати в будь-якій компанії, штат якої перевищує три особи, тому що так менше часу витрачається на рутинні завдання, а новачкам легше вливатися в роботу. Але коли ви з колегами працюєте в одному опенспейсі і є можливість поставити питання особисто, то до цього, як правило, не доходить, а співробітникам день у день доводиться відповідати на одні й ті ж питання один одного.

З чого варто почати? Виділіть декілька повторюваних завдань, з якими доводиться стикатися щодня. А тепер уявіть, що завтра вам на допомогу виходить нова людина, яка звільнить вас від цієї рутини. Як ви будете пояснювати їй, що робити?

Наприклад, відповіді на запитання користувачів в пошті. Щоб вирішити проблему клієнта, скажете ви, треба досконало розбиратися в продукті і вмістити весь свій досвід в коротку інструкцію для новачка просто неможливо. Все так. Але якщо відверто, в 95% випадків користувачі звертаються з одними і тими ж питаннями, відповіді на які можна зібрати в окремий документ із зручною навігацією. В ньому ж потрібно вказати, до кого із співробітників варто звертатися, якщо питання нетипове. Коли ви таким чином структуруєте завдання і процеси, у вас не залишається шансів для збереження зайвих або необов'язкових дій в ланцюжку. І час, витрачений на складання таких документів, регламентів, стандартів і workflow, швидко окупається.

Постійний контакт на всіх етапах проекту. Цей пункт також здається очевидним, але на практиці він часто не виконується або виявляється "змазаним" в компаніях, де велика частина комунікації усна. У віддаленій команді це один з ключових моментів. Завдання ставляться чітко і фіксуються в таск-менеджері або пошті; є форма проміжної і кінцевої звітності. Регулярність залежить від особливостей проекту. Ми для себе використовуємо плани і звіти на тиждень, місяць, квартал, півроку і рік. З одного боку, це дозволяє не втрачати з поля зору кінцеву мету, з іншого - дає можливість негайно переглянути нашу тактику, якщо ми бачимо, що отримані результати не збігаються з бажаними. У нас підтримується комунікація всередині відділів, наприклад, вчителів і методистів з кураторами; маркетологів з SMM і PR - для кожної команди є свій окремий канал в Slack. Підсумки поточного тижня і плани на наступний обговорюються співробітником з керівником напряму, а потім керівником напряму з власником.

З попереднього пункту випливає ще один - не менш важливий - обов'язкові і зрозумілі KPI для кожного співробітника і відділу в цілому. Не повинно бути ситуації, коли новий місяць почався, а працівник не розуміє, що йому потрібно зробити протягом цього часу, і він просто ходить на роботу. Це виключає і зворотну ситуацію, коли керівник за підсумком місяця вимагає результатів, що перевищують визначені; намагається нав'язати завдання, які не входять до зони відповідальності співробітника і тим більше, намагається штрафувати за їх невиконання.

Всі ці дії життєво необхідні, щоб організувати роботу віддаленої команди, але якщо скористатися їхнім досвідом в офісі, то можна відчутно оптимізувати час співробітників і їх робочий процес, вивівши результати на новий рівень.