Почему удаленный офис - level up для бизнеса

Основатель онлайн-школы английского языка EnglishDom поделился своим мнением о преимуществах удаленной работы

Работа в удаленной команде окружена множеством мифов. Бизнесмены старой закалки считают, что это вариант для тех, кто не может позволить себе настоящий brick and mortar офис; менеджеры боятся, что не смогут контролировать своих сотрудников; а сотрудники представляют себя лежащими на пляже и лишь изредка заглядывающими в ноутбук.

Ничто из этого не похоже на реальность.

О плюсах работы с удаленной командой и том, как это помогает в развитии бизнеса, рассказывает Максим Сундалов - основатель онлайн-школы английского языка EnglishDom.

“Мы смогли построить систему обучения английскому, при которой студент может заниматься один на один со своим преподавателем из любой точки мира - достаточно ноутбука и интернета. Мы решили, что если на этом строится наша бизнес-модель, то почему бы не использовать такой подход и для сотрудников, и перевели почти весь штат на удаленную работу”, - говорит Максим.

Сегодня в офисе EnglishDom работает всего 50 человек - только те, чье “живое” присутствие необходимо для рабочего процесса - в основном это руководители направлений, финансовый отдел, HR, частично отдел продаж. На удаленке - все преподаватели школы, дизайнеры, сотрудники отдела маркетинга, пиарщики, райтеры. Всего более 200 сотрудников в разных городах.

Какие плюсы такой организации можно выделить?

Прежде всего, да, это помогает экономить. Стоит ли говорить, что содержание офиса и комплектация 50 рабочих мест совсем не то же самое, что 250. Это и аренда самого помещения, и обеспечение техникой и расходы на ежемесячное содержание. Этот пункт слишком очевиден, чтобы на нем останавливаться.

Второе - это рекрутинг. Удаленную команду можно сформировать из лучших специалистов в своем деле, ориентируясь именно на их опыт и навыки, а не на город проживания. Если работаете с другими странами и регионами, то можете нанять местного специалиста, знакомого со спецификой и особенностями ведения бизнеса именно там и это позволит вам сэкономить время на адаптацию.

Тут важно понимать - и собственнику, и сотруднику, - что удаленка - это не фриланс. Сотрудник отдает себя проекту на полный рабочий день, у него есть график работы, свои зоны ответственности и роста. В ответ ему необходимо создать условия, в которых он будет чувствовать себя частью команды, будет погружен в процессы компании и понимать, что его работа - это не закрытие отдельных задач в таск-менеджере, - она влияет на общие показатели всей компании.

Для того чтобы выстроить эффективную схему работы в удаленной команде, придется прописать и структурировать все бизнес-процессы. Это то, что должно существовать в любой компании, штат которой больше трех человек, потому что так меньше времени тратится на рутинные задачи, а новичкам легче вливаться в работу. Но когда вы с коллегами работаете в одном опенспейсе и есть возможность задать вопрос лично, то до этого, как правило, не доходит, а сотрудникам изо дня в день приходится отвечать на одни и те же вопросы друг друга.

С чего стоит начать? Выделите несколько повторяющихся задач, с которыми приходится сталкиваться ежедневно. А теперь представьте, что завтра вам на помощь выходит новый сотрудник, который освободит вас от этой рутины. Как вы будете объяснять ему, что делать?

Например, ответы на вопросы пользователей в почте. Чтобы решить проблему клиента, скажете вы, надо досконально разбираться в продукте и уместить весь свой опыт в короткую инструкцию для новичка просто невозможно. Все так. Но будем честны, в 95% случаев пользователи обращаются с одними и теми же вопросами, ответы на которые достаточно собрать в отдельный документ с удобной навигацией. Там же нужно указать, к какому сотруднику стоит обращаться, если вопрос нетипичный. Когда вы таким образом структурируете задачи и процессы, у вас не остается шансов для сохранения лишних или необязательных действий в цепочке. И время, потраченное на составление таких документов, регламентов, стандартов и workflow, быстро окупается.

Постоянный контакт на всех этапах проекта. Этот пункт также кажется очевидным, но на практике он часто не выполняется или оказывается “смазанным” в компаниях, где большая часть коммуникации устная. В удаленной команде это один из ключевых моментов. Задачи ставятся четко и фиксируются в таск-менеджере или почте; есть форма промежуточной и конечной отчетности. Регулярность зависит от особенностей проекта. Мы для себя используем планы и отчеты на неделю, месяц, квартал, полгода и год. С одной стороны, это позволяет не терять из вида конечную цель, с другой - дает возможность незамедлительно пересмотреть нашу тактику, если мы видим, что полученные результаты не совпадают с желаемыми. У нас поддерживается коммуникация внутри отделов, например, учителей и методистов с кураторами; маркетологов с SMM и PR - для каждой команды есть свой отдельный канал в Slack. Итоги текущей недели и планы на следующую обсуждаются сотрудником с руководителем направления, а затем руководителем направления с собственником.

Из предыдущего пункта вытекает еще один - не менее важный - обязательные и понятные KPI для каждого сотрудника и отдела в целом. Не должно быть ситуации, когда новый месяц начался, а сотрудник не понимает, что ему нужно сделать в течение этого времени, и он просто ходит на работу. Это исключает и обратную ситуацию, когда руководитель по итогу месяца требует результатов, превышающих оговоренные; пытается навязать задачи, которые не входят в зону ответственности сотрудника и тем более, пытается штрафовать за их невыполнение.

Все эти действия жизненно необходимы, чтобы организовать работу удаленной команды, но если внедрить их в офисе, то можно ощутимо оптимизировать время сотрудников и их рабочий процесс, вывев результаты на новый уровень.