Компенсація за невикористану відпустку: як розрахувати та коли виплачують кошти

Звільнення з роботи не означає, що невикористані дні відпустки зникають. За українським законодавством працівник має право на грошову компенсацію, навіть якщо відпустка накопичувалася протягом кількох років.

Хто може отримати виплату, як самостійно перевірити її розмір і коли роботодавець повинен перерахувати кошти, розповідає Styler.

Хто має право на компенсацію за невикористану відпустку

Згідно зі статтею 83 Кодексу законів про працю України та статтею 24 Закону "Про відпустки", у разі звільнення працівникові виплачують компенсацію за всі невикористані дні щорічних відпусток.

Йдеться не лише про основну щорічну відпустку, яка за загальним правилом становить щонайменше 24 календарні дні, а й про передбачені законодавством щорічні додаткові відпустки.

Також компенсації підлягає невикористана додаткова соціальна відпустка працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи, якщо працівник має право на таку відпустку.

Важливо, що право на виплату не залежить від причини звільнення. Компенсацію мають нарахувати і при звільненні за власним бажанням, і за угодою сторін, і в інших передбачених законом випадках.

При цьому невикористані дні щорічної відпустки за попередні роки не анулюються автоматично. Якщо вони залишилися на момент звільнення, роботодавець повинен врахувати їх під час остаточного розрахунку.

Чи можна отримати гроші за відпустку без звільнення

Отримати компенсацію, продовжуючи працювати, також можливо, але не за будь-яку кількість невикористаних днів.

Відповідно до статті 24 Закону України "Про відпустки", за бажанням працівника частину щорічної відпустки можна замінити грошовою компенсацією.

Однак є обов'язкова умова: тривалість фактично наданих щорічної основної та додаткових відпусток за відповідний робочий рік не повинна бути меншою за 24 календарні дні.

Тобто без звільнення компенсувати можна частину щорічної відпустки понад 24 календарні дні за відповідний робочий рік. При цьому щонайменше 24 дні щорічних відпусток за цей рік працівник має використати.

Наприклад, якщо працівник має право на 28 календарних днів щорічної відпустки, після використання 24 днів він може претендувати на компенсацію за решту чотирьох днів.

Якщо ж тривалість щорічної відпустки становить лише 24 дні, замінити її грошима під час продовження роботи за загальним правилом не можна.

Працівникам віком до 18 років заборонено замінювати відпустки грошовою компенсацією під час роботи. Однак у разі звільнення їм також виплачують компенсацію за невикористані дні відпусток, які відповідно до законодавства підлягають компенсації.

Окреме правило діє для працівників, яких призвали на військову службу або прийняли на службу за контрактом у передбачених законом випадках.

За заявою вони можуть отримати компенсацію за всі невикористані дні щорічних відпусток і додаткової соціальної відпустки на дітей. Таку заяву потрібно подати не пізніше останнього дня місяця, у якому працівника увільнили від роботи у зв'язку з призовом або прийняттям на військову службу.

Важливо, що йдеться саме про увільнення від роботи на час служби, а не про звільнення з посади.

Як розрахувати компенсацію за невикористані дні

Розмір виплати залежить від кількості невикористаних днів відпустки та середньоденної заробітної плати.

Для розрахунку застосовують Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою Кабміну № 100.

Загальна формула така:

Компенсація = кількість невикористаних календарних днів відпустки × середньоденна зарплата.

За загальним правилом середню зарплату визначають на підставі виплат за останні 12 календарних місяців, що передують місяцю виплати компенсації.

Якщо людина працювала менше року, розрахунковий період зазвичай охоплює повні календарні місяці роботи, що передують місяцю виплати компенсації. Порядок № 100 також передбачає окремі правила для випадків, коли працівника прийняли на роботу в перший робочий день місяця.

При цьому враховують не лише посадовий оклад, а й інші виплати, які відповідно до Порядку № 100 входять до розрахунку середнього заробітку.

Із розрахункового періоду виключають час, який за правилами цього Порядку не враховується, тому самостійний підрахунок може відрізнятися від остаточної суми бухгалтерії.

Якщо в розрахунковому періоді працівник не мав заробітку, застосовують спеціальні правила Порядку № 100. Відсутність виплат не означає, що компенсація автоматично дорівнюватиме нулю.

Приклад розрахунку компенсації

Припустімо, працівник звільняється у жовтні 2026 року та має 10 невикористаних календарних днів щорічної відпустки, право на які виникло після 31 грудня 2023 року.

Розрахунковий період у цьому прикладі - з 1 жовтня 2025 року до 30 вересня 2026 року.

За ці 12 календарних місяців заробіток працівника, який враховується для розрахунку, становив 240 000 гривень.

Припустімо також, що з розрахункового періоду не потрібно виключати жодного дня. Тоді він становитиме 365 календарних днів.

У такому випадку:

• 240 000 грн ÷ 365 календарних днів = 657,53 грн середньоденної зарплати.

• 657,53 грн × 10 днів = 6 575,30 грн компенсації.

Отже, нарахована компенсація становитиме приблизно 6 575 гривень до утримання податків.

У цьому прикладі середньоденну зарплату спочатку округлено до копійок. Якщо округлювати лише кінцевий результат, сума становитиме 6 575,34 грн.

Важливо, що 365 календарних днів - не універсальний показник для всіх розрахунків. Кількість днів залежить від конкретного розрахункового періоду та часу, який необхідно виключити відповідно до законодавства.

Під час воєнного стану святкові та неробочі дні, передбачені статтею 73 КЗпП, не виключають із розрахунку лише на підставі їхнього святкового статусу.

Це умовний приклад. Фактична сума залежить від зарплатних виплат, розрахункового періоду, кількості невикористаних днів та інших обставин.

Чому компенсацію за старі відпустки можуть рахувати інакше

У 2026 році особливу увагу потрібно звернути на відпустки, право на які виникло до 31 грудня 2023 року включно.

Для них діє окреме правило: середню зарплату обчислюють на підставі виплат, нарахованих у 2023 році. Натомість для невикористаних відпусток, право на які виникло після цієї дати, застосовують загальний порядок розрахунку.

Цю особливість передбачає постанова Кабміну № 100. Вона має значення для працівників, у яких накопичилися дні відпустки за кілька років.

Наприклад, якщо під час звільнення у 2026 році людина має невикористані дні за 2022, 2023 та 2025 роки, бухгалтерії потрібно розмежувати їх за періодом виникнення права на відпустку.

Тому навіть однакова кількість невикористаних днів за різні роки не обов'язково означає однакову суму компенсації.

Коли роботодавець повинен виплатити компенсацію

За статтею 116 КЗпП, усі належні працівникові суми під час звільнення мають виплатити в день звільнення.

До остаточного розрахунку входять заробітна плата, компенсація за невикористану відпустку та інші виплати, на які людина має право.

Якщо працівник у день звільнення не працював, розрахунок повинні провести не пізніше наступного дня після пред'явлення ним вимоги про виплату.

Роботодавець також зобов'язаний письмово повідомити працівника про нараховані та виплачені суми із зазначенням кожного виду виплати. Таке повідомлення надають у день виплати відповідних сум.

Якщо між сторонами виник спір щодо розміру компенсації, роботодавець однаково повинен у встановлений строк виплатити суму, яку не оспорює.

Важливо: роботодавець не може просто перенести виплату компенсації на наступний звичайний день зарплати, якщо закон вимагає провести розрахунок раніше.

Що робити, якщо компенсацію не виплатили

Якщо під час звільнення працівник не отримав компенсацію за невикористану відпустку або вважає, що її розрахували неправильно, насамперед варто звернутися до роботодавця з письмовою вимогою.

У зверненні доцільно попросити надати розрахунок кількості невикористаних днів відпустки, середньоденної зарплати та загальної суми компенсації.

Якщо проблему не вирішили, працівник може подати звернення до Державної служби України з питань праці або захищати свої права в суді.

Відповідно до статті 117 Кодексу законів про працю України, якщо роботодавець із власної вини не виплатив належні працівникові кошти у встановлений строк, за передбачених законом умов він повинен виплатити середній заробіток за час затримки, але не більш як за шість місяців.

Ці шість місяців є обмеженням періоду, за який може нараховуватися відповідне відшкодування, а не строком звернення працівника до суду.

При цьому під час воєнного стану діють спеціальні положення трудового законодавства.

Згідно зі статтею 10 Закону України "Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану", роботодавець може бути звільнений від відповідальності за порушення строків оплати праці, якщо доведе, що воно сталося внаслідок бойових дій або інших обставин непереборної сили.

Сам факт воєнного стану або нестача коштів у роботодавця не означають автоматичного звільнення від відповідальності.

При цьому обов'язок виплатити належні працівникові кошти зберігається.

Важливо, що застосування спеціальних правил до конкретного спору про компенсацію за відпустку залежить від обставин справи та правової оцінки відповідних виплат.

Чи утримують податки з компенсації

Компенсація за невикористану відпустку є оподатковуваним доходом працівника.

За загальними правилами у 2026 році з неї утримують:

• 18% податку на доходи фізичних осіб;

• 5% військового збору.

Наприклад, якщо працівникові нарахували 6 575,30 грн компенсації, розрахунок буде таким:

• ПДФО 18% - 1 183,55 грн.

• Військовий збір 5% - 328,77 грн.

• Сума до виплати - 5 062,98 грн.

Отже, після утримання цих двох платежів працівник отримає приблизно 5 063 гривні.

Цей приклад наведено за загальними ставками оподаткування, без застосування податкових пільг чи спеціальних режимів. Фактична сума може відрізнятися залежно від обставин.

Тому під час самостійного розрахунку важливо розрізняти нараховану суму компенсації та кошти, які фактично надійдуть на рахунок.

Раніше Styler також розповідав, як отримати компенсацію, якщо посилку пошкодили під час доставки.